Schon eine Leistung für sich:
die Leistungsbeschreibung

Was im Fall einer Betriebsstättenverlagerung schon vor einer Ausschreibung alles an Vorarbeit geleistet werden muss, vermittelt die Lektüre der entsprechenden Vergaberichtlinien für den öffentlichen Sektor. Privatwirtschaftliche Unternehmen sind an die einschlägige „Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen“ (VOL) zwar nicht gebunden. Sie können davon aber trotzdem profitieren, wenn sie einen Umzug fachgerecht durchgeführt haben möchten.

Ziel der VOL ist es schließlich, dafür zu sorgen, die zu vergebende Leistung „eindeutig und erschöpfend zu beschreiben, so dass alle Bewerber die Beschreibung im gleichen Sinne verstehen müssen und dass miteinander vergleichbare Angebote zu erwarten sind“ (§7).

Es liegt auf der Hand, dass es sich auszahlt, schon im Vorfeld ein detailliertes Lastenheft zu erarbeiten: So haben potenzielle Auftragnehmer eine solide Kalkulationsgrundlage, Missverständnisse werden vermieden und es bleibt realistisch, das Projekt im vereinbarten Zeit- und Kostenrahmen tatsächlich abzuschließen.

An ein solches Lastenheft – die VOL spricht von „Leistungsbeschreibung“ – sind allerdings hohe Ansprüche zu stellen. Neben einem detaillierten Leistungsverzeichnis gehört dazu eine allgemeine Darstellung der zu vergebenden Aufgabe.

Sind dafür doch viele Grundsatzentscheidungen zu treffen und konzeptionelle Fragen zu klären, wie beispielsweise: Welcher Zeitrahmen soll für den Umzug gesetzt werden? Wie läuft die Koordination – wird etwa ein Projektmanager benötigt? Muss das Umzugspersonal besondere Qualifikationen erfüllen? Welchen Kriterien müssen die Transporthilfsmittel genügen, und welche Nebenbedingungen – etwa Schutzmaßnahmen – muss der Auftragnehmer gewährleisten?