PROJEKTE PLANEN
UND REALISIEREN

PROJEKTPLANER VOB SPIBI GMBH. DAS FACH-UNTERNEHMEN FÜR DIE PLANUNG UND REALISIERUNG VON PROJEKTEN FÜR DIE PHARMA-, CHEMIE-, MEDIZINTECHNIK-, BIOTECHNOLOGIE- UND LEBENSMITTEL-BRANCHE

Projektplanung und deren Umsetzung, zumal in regulierten Branchen, sind eine besondere logistische Herausforderung, besonders wichtig ist der Sicherheitsaspekt: Wie kommt das Projekt überhaupt in die Gänge und in welchen Phasen läuft es ab?

KOMPETENTES
PROJEKTMANAGEMENT

Ist die Entscheidung einer Neuprojektierung gefallen, besteht die erste Maßnahme darin, einen Projektleiter zu bestimmen, der für die Planung, Durchführung und Dokumentation des Vorhabens geradesteht. Ihm obliegen die üblichen Projekt- management-Aufgaben von Termin- und Budgetplanung bis Kommunikation und Dokumentation. Darüber hinaus gilt es aber auch, eine Vielzahl von Gewerken zu koordinieren, darunter auch externe Dienstleister, die gegebenenfalls erst noch zu finden und zu beauftragen sind. Im allgemeinen werden an dem Projekt neben dem oder den eigentlichen Dienstleister(n) auch Laborplaner, Labormöbel- lieferanten, verschiedene Gewerke des Innenausbaus, Qualifizierungs- Consultants, IT-Experten sowie Spezialisten der jeweiligen Geräte- beziehungsweise Anlagenhersteller beteiligt sein. Wir haben die Erfahrung des Projektmanagements und das know how der Realisierung.

ZUERST DIE PLANUNG DES
ZEITRAHMENS

Für den groben Zeitrahmen des Projekts sind vier wesentliche Elemente zu berücksichtigen: Planungs- und Vorbereitungsphase, Raum-Qualifizierung, die Durchführung sowie Inbetriebnahme und Freigabe. Insbesondere für den Zeitraum der Durchführung muss der Zeitplan im weiteren Verlauf nach und nach verfeinert werden, da hier viele Abhängigkeiten zwischen Arbeitsabläufen und der Verfügbarkeit verschiedener Hilfsmittel bestehen.

BESTANDSAUFNAHME UND
RISIKOANALYSE

Die Planungsphase startet mit einer detaillierten Bestandsaufnahme und Risikoanalyse. Erst danach ist klar, was konkret zu planen ist, etwa welche Hilfsmittel und Dienstleister benötigt werden und welche Genehmigungen eingeholt werden müssen.

PRÜFEN VON GEBÄUDESUBSTANZ
UND TECHNIK

Bei der Raum-Qualifizierung geht es im wesentlichen um eine Frage: Erfüllen die baulichen Gegebenheiten und die Gebäude-Infrastruktur alle Voraussetzungen, damit zum Beispiel ein Labor nach erfolgtem Umzug verzögerungsfrei in Betrieb genommen werden kann? Zu berücksichtigen sind dabei, je nach Art des Labors, beispielsweise folgende Punkte: Funktionieren Lüftungs- und Klimaanlage entsprechend den Anforderungen? Sind alle Medienleitungen geprüft und gespült und die benötigten Anschlüsse am richtigen Ort und mit den richtigen Spezifikationen vorhanden? Ist das Kommunikationsnetz einsatzbereit?

MASSNAHMEN AM BISHERIGEN
STANDORT

Sind alle Voraussetzungen am neuen Standort geschaffen, dann kann eine Umzugsdurchführung am Ausgangsort starten. Erster Schritt ist die Außerbetriebnahme – dazu gehört etwa, bei allen Anlagen den Ist-Zustand zu ermitteln und zu dokumentieren, Daten zu sichern, Gerätschaften zu reinigen und dekontaminieren sowie Schnittstellen zu kennzeichnen, bevor die Verbindungen tatsächlich getrennt werden. Der jeweils nächste Schritt ist die sachgemäße Verpackung und Sicherung des Umzugsguts, um es für den Transport zum Zielort fertig zu machen.

INBETRIEBNAHME DER NEUEN
BETRIEBSSTÄTTE

Bevor das Umzugsgut an seinem Bestimmungsort ausgepackt, montiert und in Betrieb genommen wird, muss eine Freigabe der Räumlichkeiten erfolgt sein. Zur Inbetriebnahme gehört insbesondere, alle Anlagen gemäß des vorher aufzustellenden Prüfplans darauf zu testen, ob sie die entsprechenden Akzeptanzkriterien erfüllen. Erst wenn die Geräte- und Anlagen-Qualifizierung abgeschlossen ist und alle relevanten Instanzen die neue Betriebsstätte freigegeben haben, ist die operative Phase der Inbetriebnahme beendet.

ERGEBNISKONTROLLE UND
DOKUMENTATION

Der Projektleiter hat neben der Koordination und Ergebniskontrolle, für eine lückenlose Dokumentation der Inbetriebnahme zu sorgen. Diese umfasst schlussendlich den Umzugs-Projektplan, die Risikoanalyse einschließlich der daraus abgeleiteten Vorbeugemaßnahmen und des Prüfplans mit Akzeptanzkriterien, die Dokumentation des Gerätestatus vor Abbau, Rohdaten und Ergebnisse aller Kalibrierungsläufe und Inbetriebnahme-Tests, Schadensberichte, Freigaben sowie einen abschließenden Projektbericht.

PROJEKTPLANUNG ENTSPRECHEND
DER VOL

Leistungsbeschreibung:

Was im Fall einer Betriebsstättenerrichtung oder -verlagerung schon vor einer Ausschreibung alles an Vorarbeit geleistet werden muss, vermittelt die Lektüre der entsprechenden Vergaberichtlinien. Ziel ist es schließlich, dafür zu sorgen, die zu vergebende Leistung eindeutig und erschöpfend zu beschreiben, so dass alle Bewerber die Beschreibung im gleichen Sinne verstehen müssen. Es liegt auf der Hand, dass es sich auszahlt, schon im Vorfeld ein detailliertes Lastenheft zu erarbeiten.

Leistungsverzeichnis:

Geht es im allgemeinen Teil der Leistungsbeschreibung um schwierige konzeptionelle Fragen bezüglich des Ablaufs, der Zusammenarbeit und erforderliche Sicherungsmaßnahmen, ist für das detaillierte Leistungsverzeichnis viel Fleißarbeit zu leisten. In Listen und Dokumenten ist aufzuführen, was genau zu transportieren ist, welche Hilfsmittel dafür notwendig sind.

Diese Fragen müssen hier detailliert und mit konkreten Zahlen beantwortet werden. Dafür muss das Umzugsgut quantitativ erfasst werden: Gegenstände, Stückzahlen, Volumina und Gewichte. Spezifiziert werden müssen aber noch viele weitere Einzelheiten wie: Sind Schutzmaßnahmen erforderlich? Wer kümmert sich ums Wiederaufbauen und -anschließen etc.? Was soll wie verpackt werden? Stehe neben Thermoboxen weitere Spezialbehältnisse zur Verfügung?

Ausschreibungsprozess:

Mit einem umfassenden Leistungsverzeichnis sind die Vorarbeiten geleistet. Nun können die zu vergebenden Leistungen ausgeschrieben werden. Zunächst gehören zu den Ausschreibungsunterlagen auch genaue Instruktionen für die Ausschreibungsteilnehmer, welche Informationen sie einreichen sollen. Neben der Kostenkalkulation kann es sinnvoll sein, Eignungsnachweise zu fordern. Gemäß den Vergaberichtlinien muss der Auftraggeber offenlegen, nach

welchen Kriterien der Zuschlag erteilt wird. Sind die Ausschreibungsunterlagen komplett, steht die Bekanntmachung an. Damit verbunden ist die Herausforderung, sicher zu stellen, dass kompetente Unternehmen auch tatsächlich reagieren und Angebote abgeben. Bleibt noch die Aufgabe, den geeignetsten Logistikunternehmer auszuwählen. Dabei gilt es nicht nur den veranschlagten Endpreis zu prüfen, sondern aus den möglicherweise umfangreichen Einreichungen herauszulesen, ob die angebotenen Leistungen tatsächlich den Erfordernissen entsprechen und die Kompetenz des Dienstleisters belegen. Auch hierbei ist unsere Erfahrung aus zahlreichen Projekten der Produktionsstättenerrichtung und Betriebsstättenverlagerung von Vorteil.