AUSSCHREIBUNGEN UND
UMZUGSPROJEKTE - PLANEN,
REALISIEREN UND ANALYSIEREN

DIE EXPERTEN FÜR AUSSCHREIBUNG, PLANUNG, BERATUNG UND REALISIERUNG VON UMZUGSPROJEKTEN FÜR DIE PHARMA-, CHEMIE-, HALBLEITER-, WERKSTOFF-, MEDIZINTECHNIK-, BIOTECHNOLOGIE- UND LEBENSMITTEL-BRANCHE, SOWIE WISSENSCHAFTLICHE INSTITUTE UND UNIVERSITÄTEN

Projektplanung und deren Umsetzung, zumal in regulierten Branchen, sind eine besondere logistische und verwalterische Herausforderung. Besonders wichtig ist dabei der Aspekt, wie viele Ausfalltage oder produktionslose Folgetage für ihr Untermehmen oder ihre Forschungseinrichtung akzeptabel sind.

KOMPETENTES
PROJEKTMANAGEMENT

Ist die Entscheidung einer Neuprojektierung gefallen, besteht die erste Maßnahme darin, einen Projektleiter zu bestimmen, der für die Planung, Durchführung und Dokumentation des Vorhabens verantwortlich ist. Ihm obliegen die üblichen Projekt- management-Aufgaben von Termin- und Budgetplanung bis Kommunikation und Dokumentation. Darüber hinaus gilt es aber auch, eine Vielzahl von Gewerken zu koordinieren, darunter auch externe Dienstleister, die gegebenenfalls erst noch zu finden und zu beauftragen sind. Im allgemeinen werden an dem Projekt neben dem oder den eigentlichen Dienstleister(n) auch Laborplaner, Labormöbellieferanten, verschiedene Gewerke des Innenausbaus, Qualifi-
zierungs-Consultants, IT-Experten sowie Spezialisten der jeweiligen Geräte- beziehungsweise Anlagenhersteller beteiligt sein. Bei all diesen Schritten unterstützen wir Sie mit unserer mehr als 25 jährigen Erfahrung beratend oder übernehmen das komplette Management dieser Aufgaben für Sie.

ZUERST DIE PLANUNG DES
ZEITRAHMENS

Für den groben Zeitrahmen des Projekts sind vier wesentliche Elemente zu berücksichtigen: Planungs- und Vorbereitungsphase, Raum-Qualifizierung, die Durchführung sowie Inbetriebnahme und Freigabe. Insbesondere für den Zeitraum der Durchführung muss der Zeitplan im weiteren Verlauf nach und nach verfeinert werden, da hier viele Abhängigkeiten zwischen Arbeitsabläufen und der Verfügbarkeit verschiedener Hilfsmittel bestehen.

BESTANDSAUFNAHME UND
RISIKOANALYSE

Die Planungsphase startet mit einer detaillierten Bestandsaufnahme und Risikoanalyse. Erst danach ist klar, was konkret zu planen ist, etwa welche Hilfsmittel und Dienstleister benötigt werden und welche Genehmigungen eingeholt werden müssen.
Sie haben keine personellen Ressourcen oder keine Expertise? Sprechen Sie uns an! Wir helfen sowohl beratend als auch operativ.

PRÜFEN VON GEBÄUDESUBSTANZ
UND TECHNIK

Bei der Raum-Qualifizierung geht es im wesentlichen um eine Frage: Erfüllen die baulichen Gegebenheiten und die Gebäude-Infrastruktur alle Voraussetzungen, damit zum Beispiel ein Labor nach erfolgtem Umzug verzögerungsfrei in Betrieb genommen werden kann? Zu berücksichtigen sind dabei, je nach Art des Labors, beispielsweise folgende Punkte: Funktionieren Lüftungs- und Klimaanlage entsprechend den Anforderungen? Sind alle Medienleitungen geprüft und gespült und die benötigten Anschlüsse am richtigen Ort und mit den richtigen Spezifikationen vorhanden? Ist das Kommunikationsnetz einsatzbereit? Unsere Experten übernehmen gerne die notwendigen Prüfungen und Dokumentationen.

MASSNAHMEN AM BISHERIGEN
STANDORT

Sind alle Voraussetzungen am neuen Standort geschaffen, dann kann eine Umzugsdurchführung am Ausgangsort starten. Erster Schritt ist die Außerbetriebnahme – dazu gehört etwa, bei allen Anlagen den Ist-Zustand zu ermitteln und zu dokumentieren, Daten zu sichern, Gerätschaften zu reinigen und dekontaminieren sowie Schnittstellen zu kennzeichnen, bevor die Verbindungen tatsächlich getrennt werden. Der jeweils nächste Schritt ist die sachgemäße Verpackung und Sicherung des Umzugsguts, um es für den Transport zum Zielort fertig zu machen. Unsere Profis beraten und unterstützen Sie gerne.

INBETRIEBNAHME DER NEUEN
BETRIEBSSTÄTTE

Bevor das Umzugsgut an seinem Bestimmungsort ausgepackt, montiert und in Betrieb genommen wird, muss eine Freigabe der Räumlichkeiten erfolgt sein. Zur Inbetriebnahme gehört insbesondere, alle Anlagen gemäß des vorher aufzustellenden Prüfplans darauf zu testen, ob sie die entsprechenden Akzeptanzkriterien erfüllen. Erst wenn die Geräte- und Anlagen-Qualifizierung abgeschlossen ist und alle relevanten Instanzen die neue Betriebsstätte freigegeben haben, ist die operative Phase der Inbetriebnahme beendet. Setzen Sie auf unser erfahrenes Team
und reduzieren Sie die Downtime!

ERGEBNISKONTROLLE UND
DOKUMENTATION

Der Projektleiter hat neben der Koordination und Ergebniskontrolle, für eine lückenlose Dokumentation der Inbetriebnahme zu sorgen. Diese umfasst schlussendlich den Umzugs-Projektplan, die Risikoanalyse einschließlich der daraus abgeleiteten Vorbeugemaßnahmen und des Prüfplans mit Akzeptanzkriterien, die Dokumentation des Gerätestatus vor Abbau, Rohdaten und Ergebnisse aller Kalibrierungsläufe und Inbetriebnahme-Tests, Schadensberichte, Freigaben sowie einen abschließenden Projektbericht. Gerne uterstützen wir Sie mit unseren Experten.

PROJEKTPLANUNG ENTSPRECHEND
DER VOL - MIT UNS KEIN PROBLEM

Leistungsbeschreibung:

Was im Fall einer Betriebsstättenerrichtung oder -verlagerung schon vor einer Ausschreibung alles an Vorarbeit geleistet werden muss, vermittelt die Lektüre der entsprechenden Vergaberichtlinien. Ziel ist es schließlich, dafür zu sorgen, die zu vergebende Leistung eindeutig und erschöpfend zu beschreiben, so dass alle Bewerber die Beschreibung im gleichen Sinne verstehen müssen. Es liegt auf der Hand, dass es sich auszahlt, schon im Vorfeld ein detailliertes Lastenheft zu erarbeiten. Profitieren Sie hierbei von unserer Erfahrung.

Leistungsverzeichnis:

Geht es im allgemeinen Teil der Leistungsbeschreibung um schwierige konzeptionelle Fragen bezüglich des Ablaufs, der Zusammenarbeit und erforderliche Sicherungsmaßnahmen, ist für das detaillierte Leistungsverzeichnis viel Fleißarbeit zu leisten. In Listen und Dokumenten ist aufzuführen, was genau zu transportieren ist, welche Hilfsmittel dafür notwendig sind.

Diese Fragen müssen hier detailliert und mit konkreten Zahlen beantwortet werden. Dafür muss das Umzugsgut quantitativ erfasst werden: Gegenstände, Stückzahlen, Volumina und Gewichte. Spezifiziert werden müssen aber noch viele weitere Einzelheiten wie: Sind Schutzmaßnahmen erforderlich? Wer kümmert sich ums Wiederaufbauen und -anschließen etc.? Was soll wie verpackt werden? Ihnen fehlen die personellen Ressourcen oder die Erfahrung für diese Themen? Setzen Sie auf unsere Fachleute. Wir begleiten Sie beratend oder werden operativ für Sie tätig.

Ausschreibungsprozess:

Mit einem umfassenden Leistungsverzeichnis sind die Vorarbeiten geleistet. Nun können die zu vergebenden Leistungen ausgeschrieben werden. Zunächst gehören zu den Ausschreibungsunterlagen auch genaue Instruktionen für die Ausschreibungsteilnehmer, welche Informationen sie einreichen sollen. Neben der Kostenkalkulation kann es sinnvoll sein, Eignungsnachweise zu fordern.

Gemäß den Vergaberichtlinien muss der Auftraggeber offenlegen, nach welchen Kriterien der Zuschlag erteilt wird. Sind die Ausschreibungsunterlagen komplett, steht die Bekanntmachung an. Damit verbunden ist die Herausforderung, sicher zu stellen, dass kompetente Unternehmen auch tatsächlich reagieren und Angebote abgeben. Bleibt noch die Aufgabe, den geeignetsten Logistikunternehmer auszuwählen. Dabei gilt es nicht nur den veranschlagten Endpreis zu prüfen, sondern aus den möglicherweise umfangreichen Einreichungen herauszulesen, ob die angebotenen Leistungen tatsächlich den Erfordernissen entsprechen und die Kompetenz des Dienstleisters belegen. Auch bei diesem Prozess unterstützen wir Sie mit unserer Erfahrung aus zahlreichen Projekten der Produktionsstättenerrichtung und Betriebsstättenverlagerung sowie aus Labor- und Klinikumzügen.